個人情報を含む廃棄文書の運搬中における落下と回収について

個人情報の入った保存文書を廃棄する際、清掃センターへトラックにて運搬中、気付かずに段ボール1箱を落下させ、回収する事案が発生しました。落下物については、回収作業を終了しておりますが、本事案の発生につきまして、心よりお詫び申し上げますとともに、下記のとおりご報告申し上げます。

落下資料と個人情報

• 令和2年度実施の新わたらせ健康診査記録票及び受診券　1,914人分
• 記録票には、住所・氏名・性別・生年月日・電話番号・健診結果等が記載。

経緯

• 3/22（金曜日）午後、廃棄文書を清掃センターまでトラックにて運搬。この運搬中に誤って段ボール箱1箱を落下させてしまったもの。
• 3/23（土曜日）午前7時すぎ、相生町内の道路上に健康長寿課のものと思われる書類が落ちているとの通報が、近隣住民から市役所宿直へ入る。
• 同日午前8時すぎ、健康長寿課職員により、現地にて書類回収。再度落下現場付近を捜索、搬送ルートの再確認を実施。
• 回収した資料を確認したところ、新わたらせ健診の記録票であり、個人情報が含まれていることを確認。
• 現在のところ、二次被害等の報告は受けていない。

市としての対応

• 個人情報の該当者に対し、謝罪と説明の通知を発送（4月1日付）。
• 事案発生時の健康長寿課管理職については、口頭による注意を実施した。
• 個人情報を含む資料の適正管理の徹底について周知。
• 廃棄文書を運搬する際は、積込時と廃棄時の箱数を確認すること、トラック使用時は、荷台から物が転落しない策を講じること、安全確認のため後続車を付けること等、廃棄のルールを定める。