個人情報を含む書類のファクシミリ誤送信事案について

個人情報の記載されている書類を、本市の委託先事業者が、業務提携先事業者へファクシミリ送信する際に、誤って別の番号へ送信してしまった事案が発生しましたが、誤送信した書類については、誤送信先において破棄していただいた旨確認しており、二次被害等はありませんでした。
本事案の発生につきまして、心よりお詫び申し上げますとともに、下記のとおりご報告申し上げます。

誤送信資料と個人情報

令和7年4月8日作成の利用者情報提供シート　1人分
シートには、住所・氏名・性別・生年月日・電話番号・要介護度・ADL・既往歴等が記載。

経緯

• 4月8日（火曜日）お昼ごろ
  本事案高齢者のケアプラン作成のため、桐生市地域包括支援センター社協から居宅介護支援事業所へ利用者情報提供シートをファクシミリにて送信した。後ほどファクシミリの到達確認の電話をしたところ、未到達の旨の回答があったため、ファクシミリの送信履歴を確認するも、誤った番号への送信が発覚する。
• 4月8日（火曜日）午後から4/9（水曜日）の朝まで
  誤送信先に、電話及びファクシミリ送信により連絡を継続しているが、応答・返信は無い。
• 4月9日（水曜日）午前
  本市健康長寿課へ本件の第一報が報告される。
• 4月9日（水曜日）夕方
  桐生市地域包括支援センター社協職員及び同運営法人である桐生市社会福祉協議会担当者にて、被害者及びご家族様宅へ訪問し、経緯説明と謝罪を実施。
• 4月16日（水曜日）朝
  誤送信先より連絡があり、誤送信された書類は既に破棄され、外部に流出していない旨確認した。

市としての対応

• 個人情報の該当者及びご家族様に対し、説明と謝罪を実施。
• 再発防止策として、本市の受託事業者となっている全ての地域包括支援センターへ、個人情報の含まれた書類をファクシミリ送信する際は、あらかじめファクシミリ番号を登録し、一度、個人情報の含まれない情報のみを送受信し、適切に送受信されたことが確認されたファクシミリ番号のみ、個人情報を送る等、十分注意・確認した上で、ファクシミリ送信することを周知徹底した。